Делопроизводство

В процессе деятельности любой организации образуется большое количество документации, которую нужно систематизировать, сортировать и вести учет. Обычно этой работой занимается секретарь или отдел делопроизводства. Они должны так организовать хранение и учет всех бумаг, чтобы в любой момент времени можно было оперативно отыскать нужную информацию, документ и сведения о нем. Для этой цели служат многочисленные журналы и книги.  Решение о ведении большинства из них самостоятельно принимает работодатель, он же выбирает форму ведения этих документов. Некоторые же бланки и журналы обязательны для ведения, и  их формы определены законами и указами Республики Беларусь.

Для учета всех документов, которые поступают в организацию и исходят от нее, требуется налаженная система их учета и регистрации. Для этого предусмотрено ведение Журналов регистрации входящих и исходящих документов, приказов, договоров, внутренней документации. При регистрации документам присваивается уникальный порядковый номер (индекс) и фиксируется факт их получения, создания или отправки.

Нередко секретари или отдел делопроизводства занимается и учетом рабочего времени служащих. При этом они должны  заполнять Табель учета рабочего времени, а, если это прописано внутренними распорядительными документами,   Журнал учета рабочего времени и Журнал учета прихода и ухода сотрудников с работы. Эти журналы и, в первую очередь, табель могут представляться в судебные органы в качестве подтверждающих документов при судебных разбирательствах, поэтому отношение к их заполнению должно быть очень серьезным.

В разделе «Делопроизводство»  представлена часть журналов, которые ведутся только на крупных предприятиях или юридическими лицами со специфической формой деятельности, например Журнал регистрации проектных договоров, Книга регистрации договоров на оказание юридической помощи адвоката, Книга регистрации договоров на оказание риэлтерских услуг риэлтерскими организациями.

Без большей части журналов и книг в данном разделе работу секретарей и делопроизводителей представить невозможно.