Журнал (книга) учета личных дел работников

Для обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел работников.

Личное дело регистрируется в журнале (книге) учета личных дел работников в день завершения его формирования.

При увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел, личные дела передаются по решению руководителя организации другому работнику по акту приема-передачи дел.

При переводе работника на государственную гражданскую должность в том же государственном органе в журнале (книге) учета личных дел работников делается запись: «Поставлено на учет в журнале (книге) учета личных дел государственных гражданских служащих» с указанием даты регистрации личного дела в графе 4 журнала (книги) учета личных дел государственных гражданских служащих и нового номера личного дела в соответствии с Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. № 121.

После увольнения работника его личное дело передается в архив организации в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

После передачи личного дела в архив организации в журнале (книге) учета личных дел работников делается запись «Сдано в архив» с указанием даты передачи.

По решению руководителя организации может быть продолжено ведение ранее заведенного личного дела лица, повторно поступающего на работу в ту же организацию, если это личное дело не было передано на хранение в архив организации в установленном законодательством порядке. В ином случае заводится новое личное дело.

Документация для учета личных дел:

• Журнал (книга) учета личных дел работников
• Личный листок по учету кадров
• Общие сведения о работнике
• Внутренняя опись документов личного дела
• Автобиография
• Личная карточка Т-2
• Журнал учета личных карточек
• Личная карточка военнообязанных
• Карточка первичного учета
• Журнал проверок состояния воинского учета и бронирования военнообязанных
• Удостоверения личности
• Папка скоросшиватель Дело