Журнал регистрации входящих документов

Прием, регистрация и исполнение входящих документов осуществляются в следующем порядке:

• вся поступающая в организацию корреспонденция, в том числе поступившая по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, принимается и обрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);
• до вскрытия конвертов (пакетов) проверяются правильность доставки (по адресу на конверте), целостность упаковки, сохранность печатей (при их наличии). Ошибочно доставленная корреспонденция направляется по назначению, а при невозможности установления адресата возвращается отправителю с пометкой «Ошибочно доставлено»;
• поступившие конверты (пакеты) вскрываются, за исключением присланных в адрес общественных организаций или имеющих пометку «Лично», которые передаются адресату;
• после вскрытия конвертов (пакетов) проверяются комплектность и сохранность вложений. В случае повреждения корреспонденции и невозможности ее использования составляется акт, один экземпляр которого вместе с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ). Отсутствующие в конвертах (пакетах) документы, отдельные листы, приложения запрашиваются у отправителя, а на документе ставится отметка «Документы (листы, приложения) затребованы» с указанием даты запроса;
• после вскрытия конверты (пакеты) уничтожаются, за исключением следующих случаев:
• дата на оттиске календарного штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа;
• на документе отсутствует реквизит «Дата документа»;
• дата документа существенно отличается от даты его получения;
• в полученном документе нет обратного адреса отправителя.

В случаях, указанных в абзацах втором–пятом части первой настоящего подпункта, конверт присоединяется к документу и после исполнения документа подшивается вместе с ним в дело.

Адресные ярлыки конвертов и пакетов сохраняются в случае поступления корреспонденции наложенным платежом для представления с отчетом в бухгалтерию;

• на всех поступивших документах в правом нижнем углу первого листа проставляется отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов). Штамп проставляется на конверте (пакете), если корреспонденция не вскрывается. Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются по назначению исполнителям с проставлением на них регистрационного штампа, в котором проставляется дата поступления. На нерегистрируемых документах, печатных изданиях, документах-приложениях, бланках регистрационный штамп не проставляется;
• входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления. Регистрационным индексом входящего документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый в пределах делопроизводственного года, который после исполнения документа дополняется индексом дела по номенклатуре дел организации в соответствии с отметкой об исполнении документа и направлении его в дело. Документы, поступившие в организацию в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день;
• зарегистрированные документы передаются из службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) на рассмотрение руководству. Документы, не требующие решения руководства, передаются исполнителям согласно их компетенции. Документы рассматриваются руководством и передаются на исполнение в день их поступления или не позднее рабочего дня, следующего за днем поступления. Срочные документы передаются руководителю по мере поступления;
• результаты рассмотрения документов отражаются в резолюции. Резолюция переносится в РКК. Документ с одним экземпляром РКК службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) направляется исполнителю, а при наличии нескольких исполнителей – ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Один экземпляр РКК остается в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ). Если документ согласно резолюции требует контроля исполнения, экземпляр РКК передается в контрольную службу или лицу, ответственному за контроль исполнения документов;
• при необходимости срочного исполнения или ознакомления с документом нескольких структурных подразделений (должностных лиц) в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) с документа снимается необходимое количество копий, которые одновременно направляются на исполнение. Поступивший документ передается ответственному исполнителю с пометкой о передаче копий соисполнителям. Документ передается исполнителям поочередно, если размножение документа не разрешается. Для ускорения процессов исполнения документов, а также в справочно-информационных целях документы на бумажных носителях, поступающие в организацию, могут переводиться в электронный вид путем сканирования или иным способом. Наличие электронной копии документа на бумажном носителе или электронного отображения документов на бумажном носителе не отменяет необходимости осуществления с поступившим документом на бумажном носителе делопроизводственных операций, установленных настоящей Инструкцией, в том числе формирования его в дело согласно номенклатуре дел организации. Движение документа в процессе его исполнения фиксируется во всех экземплярах РКК;
• документы, зарегистрированные в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ), не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях;
• документы передаются на рассмотрение руководителю структурного подразделения или его заместителю согласно установленному распределению обязанностей;
• документ с момента поступления до завершения исполнения находится у исполнителя и в дело не помещается;
• на исполненном документе исполнителем или руководителем структурного подразделения–исполнителя проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен. Лицо, ответственное за ДОУ, переносит отметку об исполнении документа и направлении его в дело в регистрационную форму, после чего документ подшивается в дело.

Список основных журналов необходимых в офисе для ведения делопроизводства:

• Журнал регистрации исходящих документов;
• Журнал регистрации входящих документов;
• Журнал регистрации внутренних документов;
• Журнал регистрации приказов;
• Журнал регистрации договоров.

Также рекомендуем Плакаты и стенды для офиса для обеспечения наглядной информации по охране труда и технике безопасности.