Журнал регистрации исходящих документов

Регистрация и отправка исходящих документов осуществляются в следующем порядке:

• исходящие документы, в том числе отправляемые по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, регистрируются в службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) после их подписания руководителем организации или иными уполномоченными лицами в соответствии с их компетенцией. Документы регистрируются в день их подписания, а документы, подписанные в нерабочий день (нерабочее время), регистрируются не позднее чем в первый следующий за ним рабочий день;
• исходящие документы делятся на инициативные и ответные;
• индекс инициативного и ответного исходящего документа включает индекс дела по номенклатуре дел организации, в котором будет храниться копия отправляемого документа (проставляется в структурном подразделении, подготовившем документ), и через дробь – порядковый регистрационный номер, присваиваемый исходящим документам в пределах делопроизводственного года службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ);
• на каждый инициативный документ, требующий ответа, заполняются два экземпляра РКК. Один экземпляр помещается в справочную картотеку, второй – в контрольную. При непоступлении ответа в срок корреспонденту направляется напоминание;
• на исходящем ответном документе проставляется ссылка на исходящий регистрационный индекс и дату поступившего инициативного документа;
• отправка документов осуществляется службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ). В службе ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) проверяется правильность оформления документов: наличие необходимых реквизитов, приложений, соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов, правильность адресования. Неправильно оформленные и некомплектные документы возвращаются исполнителям;
• отправляемые документы передаются в службу ДОУ (лицу, ответственному за ДОУ) в незаконвертованном виде с отметкой о категории отправления (при необходимости);
• документы, направляемые более чем в четыре адреса, передаются для отправки со списком на рассылку, оформляемым в соответствии с требованиями частей шестнадцатой и семнадцатой пункта 47 настоящей Инструкции;
• отправка документа в электронном виде более чем в один адрес осуществляется путем прикрепления его к сообщению электронной почты, указания в соответствующем поле ввода всех официальных адресов электронной почты согласно списку на рассылку. Официальным адресом электронной почты является адрес, указанный на бланке;
• обработка и отправка документов осуществляются в день их подписания или не позднее рабочего дня, следующего за днем подписания.

Список основных журналов необходимых в офисе для ведения делопроизводства:

• Журнал регистрации исходящих документов;
• Журнал регистрации входящих документов;
• Журнал регистрации внутренних документов;
• Журнал регистрации приказов;
• Журнал регистрации договоров.

Также рекомендуем Плакаты и стенды для офиса для обеспечения наглядной информации по охране труда и технике безопасности.